株式会社バリュー・エージェント代表のブログです。

手帳

今年も残すところあと1ヶ月半です。書店や文具店には来年の手帳がたくさん並ぶようになりました。そろそろ新しい手帳を買いに行かなければと思うと、日が経つのが本当に早いなと実感します。

手帳といえば、私がいつも買うのは、黒いビニールの表紙がついた、値段も1000円程度のいわゆる普通のビジネス手帳です。メーカー等にはこだわっていません。ただし、必ず以下の仕様になっている物を買う様にしています。

①見開き左ページが1週間分の予定表、右ページがメモ帳になっていること。
②上着の内ポケットにぎりぎり入る大きさであること。
③末尾に付録として年齢早見表がついていること。

③は、それがあると生命保険の契約時に便利だというくらいで、実際には大して重要な事ではないのですが、①右ページがメモ帳になっているということと、②上着の内ポケットに入るというところは絶対に外せません。

なぜ、右ページがメモ帳になっているのが良いかと言うと、ここに、その週中にやらなければならない仕事(タスク)や、前週にやり残した仕事(ペンディング)を書き出し、左のスケジュールを見ながら管理することができるからです。
また、上着の内ポケットに入るというのは、常に携行し、いつでもどこでも見ること、加筆修正することができるからです。

過去は分厚いシステム手帳や、シャープやソニー製のPDA、日記型の大きな手帳などを使っていた時期もありますが、大きなシステム手帳は、上着の内ポケットには当然入りませんから、いちいちかばんに入れて持ち運ぶ必要があり、億劫になったので辞め、PDAは、お客さんの目の前で次回訪問の予定を決めてスケジュールに入れるという時に不便で、結局紙の手帳も併用することとなり、情報の一元化という点で問題があると思って辞めました。結局、普通の安い手帳が一番だと悟り、今に至っています。

なお、手帳を使用する際に、絶対に習慣として守ろうと思っていることがあります。
それは、「予定&タスクは一冊の手帳に一元化する」そして「日に何度も見る」と言うことです。
よく、スケジュールとタスク管理を別にしている人がいますが、私はそれは間違いであると思っています。締め切りが無いタスクは無いはずなので、タスク管理を行うと言うことは、同時にスケジュール管理をすることです。
なので、本来、To Doリストを作るなら、その横にはスケジュール欄が無くてはならないと思います。タスクは毎日あちこちから振って沸いてきますから、常に締め切りに合わせて、その作業時間をどんどんスケジュール欄に組み入れ、処理していかないと、溜まるばかりで一向に消化できません。
また、あっちのノート、こっちの付箋、など分散して記録していては、優先順位付けができませんし、最悪タスクの存在自体も忘れてしまいます。だから一元化しないとダメです。

当社社員にも多いですが、仕事が遅い人、何かと忘れっぽい人は、この「予定&タスク」の管理が下手な人だと思っています。
さすがにタスク管理自体をしていないという人(その必要が無いくらいに暇な社員)はいないと信じていますが、To Doリストをしっかり作っている人でも、スケジュール化がされていないために、日常業務に埋もれてしまって、結局仕事がはかどらない人は多いようです。
また、指示したことを熱心にメモするものの、メモしただけで安心し、しばらく忘れてしまう人もいます。手帳、メモ帳は書くこともさることながら、「何度も見ること」が重要で、常にモレが無いかチェックしないとダメです。

私の場合も、くだらない雑用も含めて毎日毎日色々なところからタスクが振ってきます。それらを効率よく処理しないと、自分のやりたいことができなくなってしまうので、とにかくテンポよくさばくよう気をつけています。その為に、電車に乗っている間、外で食事をしていて料理が出てくるまでの時間、つまらない会議や研修に出て手持ち無沙汰の時、訪問先で少し待たされている間などのほんの少しの隙間時間を利用して、手帳を眺めてはタスクをどんどんスケジュール化し、できることから片付けていくようにしています。とにかく一日中手か頭を動かし続けるようにする。そうしないと仕事が終わりませんし、飲みにも行けません。仕事上手は段取り上手。手帳は重要なビジネスアイテムです。

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